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为什么需要发邮件联系客户?
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邮件作为一个重要的企业沟通方式,能够让企业与客户建立起频繁而便利的联系渠道。通过邮件,我们可以定期与老客户保持联系,促进新老客户关系的延续;同时也可以主动 contacted 待开发的潜在客户,介绍我们的产品和服务,开拓新客户。相比电话联络,邮件更具有可追溯性,客户也可以在自己方便的时候阅读邮件理解企业发出的讯息。因此,识时务的外贸公司都会选择邮件作为一个重要的客户联系方式。
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外贸公司邮件的内容要点
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外贸公司发邮件给客户,邮件的内容设置是很重要的。通常来说,外贸邮件内容应该包含以下几个方面:
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1. 邮件主题线索性强。主题应简明扼要概括邮件的主要内容,引起客户打开和阅读邮件的兴趣。
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2. 置顶使用公司logo。使用统一的企业LOGO,可以加强企业品牌识别度。
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3. 问候语友好亲切。使用中文或英文的问候语,如“亲爱的客户”等,体现友好的态度。
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4. 产品或服务介绍浅显易懂。使用图文并茂的方式简单介绍一下新推出或促销的产品。
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5. 提供运输跟踪或报价信息。如有订单在路,提供快递单号让客户实时查看物流进度。或在邮件附带报价表,方便客户下单。
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6. 下次联系时间安排。询问客户下次是否有合作需要,并约定下次沟通时间。
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7. 联系方式置底。邮件结束部位置放公司联系方式,方便客户有需求主动联系到企业。
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外贸公司邮件的发送频率
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一个合理的邮件发送频率也很重要。如果邮件发送太频繁,容易造成客户烦闷和忽视;如果间隔过长,客户也可能已经忘记上次联系的内容。一般来说,外贸公司邮件的发送频率可以按以下标准:
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1. 对老客户每2-3个月发送1封邮件,如公司动态或新产品介绍。
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2. 对热门产品类客户,每1-2个月发送1次促销邮件。
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3. 对新开发客户,第一个月内每周发送1次,以拉近企业与客户距离。
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4. 有订单在手的客户,可以根据物流进度发送跟踪邮件。
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5. 节假日期间,可以发送节日卡或解禁邮件维系关系。
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6. 邮件不要一成不变,内容和布局要适时更新,让客户觉得新鲜。
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优化外贸邮件的发件方式
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另外,外贸邮件的发送细节也需要做得很妥。一般来说:
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1. 发送时间落在工作日的上午或者下午,避免客户休息时间。
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2. 每封邮件控制在1个主题范围内,不当聚类发送多个主题邮件。
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3. 避免使用广告性词汇,汇报真实信息而不是虚假广告。
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4. 邮件要经过排版编辑,让客户一目了然。
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5. 使用HTML格式美观大方,或者纯文本也要规范整洁。
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6. 回复客户来信留指纹便于客户识别。
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7. 长期下来,优化采集客户行为数据搭建个性化邮件。
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邮件营销需要留意法律法规
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最后,外贸公司在使用邮件营销时,也需要留意相关法律法规要求:
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1. 不得发送垃圾邮件,邮件内容需与企业本身服务有关。
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2. 征得订阅客户同意后才可发送,不得强制插入用户邮件箱。
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3. 邮件必须提供“退订”渠道,允许客户随时选择退订。
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4. 邮件标题及内容内不得含有误导性信息。
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5. 邮件发件人身份信息完整真实,便于管理部门联系。
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6. 遵守与用户隐私相关的法律,不外传或出售用户数据。
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以上原则,可以帮助外贸公司规范化、合法有效地使用邮件作为客户关系管理手段。
常见问答(FQAS)
问题一:外贸公司发邮件给客户最好的时间是什么?\n
外贸公司发邮件给客户最好的时间是工作日的上午或下午,避免客户休息时间。
\n\n问题二:外贸邮件的主题应该如何设计? \n
外贸邮件的主题应简明扼要概括邮件的主要内容,引起客户打开和阅读邮件的兴趣。
\n\n问题三:邮件内容应包含哪些要素?\n
邮件内容应包含公司LOGO、问候语、产品或服务介绍、运输跟踪或报价信息、下次联系时间安排以及企业联系方式等内容。
\n\n问题四:外贸公司邮件的发送频率应如何设置?\n
对老客户每2-3个月发送1封邮件;对热门产品客户每1-2个月发送一次促销邮件;对新开发客户第一个月每周发送1次;有订单在手可根据物流情况发送跟踪邮件等。
\n\n问题五:外贸邮件在使用时需要注意什么法律法规要求?\n
不发送垃圾邮件,遵守用户隐私,提供退订渠道,邮件内容和标题不能误导,发件人信息真实完整等。
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